TenderNed integratie

Shillinq integreert met TenderNed (het centrale aanbestedingsplatform van Logius) zodat publieke opdrachtgevers en private leveranciers één financiële verplichtingenadministratie kunnen voeren: van import van het aanbestedingsdossier, via mijlpaalplanning en bewijsstukken, tot synchronisatie van de eindoplevering terug naar het publieke dossier conform Aanbestedingswet 2012 artikel 2.135.

Doel

Aan het einde van deze handleiding kunt u:

• Een TenderNed-dossier importeren als concept-verplichting (REQ-001).
• Een gegund dossier laten promoveren tot actieve verplichting (REQ-002 + REQ-003: automatisch gegenereerd mijlpaalplan).
• Een mijlpaaloplevering registreren met verplicht bewijsstuk (REQ-004).
• De eindoplevering terugkoppelen naar TenderNed (REQ-006).
• De Mijn Contracten-view gebruiken als leverancier (REQ-008).
• De volledige onveranderlijke audit-trail (REQ-005) raadplegen.

Vereisten

• Een Nextcloud-account met Shillinq geïnstalleerd en geactiveerd.
• Een actieve administratie gekoppeld aan de tenant.
• De OpenRegister shillinq register is bereikbaar (Instellingen → Shillinq).
• Het app-config tenant_kvk is ingesteld op het KvK-nummer van de organisatie. Dit nummer wordt gebruikt om te bepalen of de tenant de aanbestedende dienst of de gegunde leverancier is bij een dossier (REQ-002 / REQ-006).
• Optioneel: OpenConnector met de TenderNed-bron voor live polling van aanbestedingsstatussen (vereist voor de automatische REQ-002 promotie en voor REQ-006 status-sync; zonder OpenConnector kunt u dossiers handmatig importeren en verwerken).
• Optioneel: DocuDesk voor het opslaan van bewijsstukken (PDF, foto, scan) als file-referentie in de oplevering (REQ-004).

1. Een dossier importeren (REQ-001)

Open Inkoop → TenderNed Aanbestedingen en kies Importeer. Vul het TenderNed-aanbestedingsnummer (aanbestedingId) in en bevestig. Shillinq haalt het dossier op via de openconnector-bron en maakt:

1. Een TenderNedAanbesteding-record met de publieke metadata (titel, beschrijving, CPV-codes, aanbestedende dienst, contractwaarde, looptijd, gegunde leverancier).
2. Een gekoppelde Verplichting met:
   • bron: tenderned
   • bronReferentie: <aanbestedingId>
   • status: concept — de verplichting verbruikt nog géén budget tot activering.

Tip. Een concept-verplichting blijft buiten de budget-impactweergave tot de contractmanager kostenplaats en grootboekrekening aanvult en de transitie Activeren uitvoert.

2. Het concept verrijken en activeren

Open Inkoop → Verplichtingen en klik op uw concept. Vul aan:

• kostenplaats — vereist voor budget-allocatie.
• grootboekrekening — vereist voor GL-koppeling.
• Optioneel: opdrachttype overrulen (levering-in-fases, dienstverlening-doorlopend, of other).

Klik Activeren. Shillinq genereert nu het initiële mijlpaalplan (REQ-003) uit het opdrachttype-sjabloon:

Opdrachttype	Sjabloon
levering-in-fases	4 mijlpalen, elk 25%, op kwartaalbasis.
dienstverlening-doorlopend	12 mijlpalen, elk 8,33%, maandelijks.
other	2 mijlpalen, elk 50% (midden + einde looptijd).

De Verplichting-status wordt active en de shillinq.obligation.activated-CloudEvent gaat uit zodat mydash de nieuwe budget-impact binnen 60 seconden toont (REQ-007).

3. Automatische promotie bij gunning (REQ-002)

Wanneer de OpenConnector-pollingjob detecteert dat een dossier gegund wordt EN de winnende KvK overeenkomt met de tenant-KvK (gegundeLeverancier begint met de tenant_kvk uit app-config), dan materialiseert Shillinq zelfstandig:

1. Een actieve Verplichting (idempotent op bronReferentie — een tweede gebeurtenis maakt geen tweede record).
2. Een initieel mijlpaalplan (REQ-003).
3. De TenderNedAanbesteding-status wordt in-uitvoering.
4. De shillinq.obligation.activated-CloudEvent gaat uit (budget-impactweergave).

Contractmanagers ontvangen automatisch een Nextcloud-notificatie zodat zij de kostenplaats en grootboekrekening alsnog kunnen aanvullen indien die nog niet zijn afgeleid.

4. Mijlpalen voltooien met bewijsstuk (REQ-004)

Voor elke mijlpaal maakt u een OpdrachtUitvoering-record aan via Inkoop → Verplichtingen → <uw verplichting> → Mijlpalen → Oplevering registreren. Vereist veld: Bewijsstuk (één of meer file-referenties uit DocuDesk).

Pogen om de oplevering te markeren als Voltooid zonder geldige bewijsstukken wordt geblokkeerd door de OpdrachtUitvoeringGuard met:

"Voeg minimaal één bewijsstuk toe voordat u de oplevering als voltooid markeert."

Zodra ten minste één bewijsstuk met een niet-leeg documentId is gekoppeld, slaagt de transitie.

5. Eindoplevering & terugkoppeling naar TenderNed (REQ-006)

Voor de laatste mijlpaal kiest u opleveringsType: eindoplevering, voegt bewijsstukken toe en zet goedgekeurd: true. Bij voltooiing:

• De shillinq.milestone.completed-CloudEvent gaat uit (audit-trail + budget-utilisatie).
• Als de tenant de aanbestedende dienst is (tenant-KvK komt overeen met aanbestedendeDienst op het dossier), stuurt Shillinq via OpenConnector een statusupdate (status: afgerond) naar het publieke TenderNed-dossier (Aanbestedingswet 2012 art. 2.135).
• Leveranciers (inschrijvers) kunnen niet de terugkoppeling triggeren — de TenderNedStatusSync weigert de uitgaande call.
• Een falende sync geeft een waarschuwing (...niet verzonden — probeer over 5 minuten opnieuw) maar blokkeert de mijlpaalvoltooiing niet.

6. Mijn Contracten (REQ-008, leveranciersrol)

Bent u de gegunde leverancier, gebruik dan Inkoop → Mijn Contracten. Deze view filtert automatisch op bron: tenderned en toont de contracten waar uw KvK aan gekoppeld is. Per contract ziet u contractwaarde, looptijd, status, en — read-only — de mijlpaalplanning en het cashflow-prognose-overzicht (REQ-008).

De rij-niveau RBAC op Verplichting.x-openregister-rbac zorgt dat leveranciers alleen hun eigen contracten zien; de manifest-filter versmalt de view aanvullend.

7. Audit-trail (REQ-005)

Elke create, update en lifecycle-transitie op TenderNedAanbesteding, Verplichting en OpdrachtUitvoering wordt opgeslagen in de onveranderlijke audit-trail van OpenRegister (ADR-022 — geen app-lokale audit-tabel). Voor elk record kunt u via de detailpagina onderaan op Audit-trail klikken om de complete keten op te halen: import → verrijking → activering → mijlpaalvoltooiingen → status-terugkoppeling. ENSIA-auditors kunnen de keten in onder 10 seconden traceren met de bronReferentie als rode draad.

Geen rol heeft delete-permissie op deze drie schema's; verwijderingen zijn structureel uitgesloten zodat de audit-trail compleet blijft.

Veelvoorkomende meldingen

Melding	Wat te doen
Activering geweigerd: kostenplaats en grootboekrekening ontbreken	Vul de twee velden op de verplichting en probeer opnieuw.
Voeg minimaal één bewijsstuk toe voordat u de oplevering als voltooid markeert.	Upload het bewijsstuk via DocuDesk en koppel het aan de oplevering.
Mijlpaaldatum valt buiten de contractlooptijd	Pas de mijlpaaldatum aan of verleng looptijdEind op de verplichting.
Statusupdate naar TenderNed niet verzonden — probeer over 5 minuten opnieuw	De openconnector kan het publieke dossier niet bereiken; OpenConnector logs.
Tenant is niet de aanbestedende dienst — terugkoppeling geweigerd	Alleen de aanbestedende dienst mag de eindstatus naar TenderNed sturen.

Referentie

• Spec: openspec/changes/bookkeeping-tenderned-integratie/specs/bookkeeping-tenderned-integratie/spec.md
• Schema: lib/Settings/register.d/20-bookkeeping-tenderned-integratie.json
• Manifest-fragment: src/manifest.d/20-tenderned-integratie.json
• Guards: lib/Lifecycle/TenderNedAanbestedingGuard.php, lib/Lifecycle/VerplichtingGuard.php, lib/Lifecycle/OpdrachtUitvoeringGuard.php
• Cross-app CloudEvent-emitter: lib/Service/BudgetImpactEmitter.php
• Outbound sync: lib/Integration/TenderNedStatusSync.php
• Aanbestedingswet 2012 — overheid.nl
• TenderNed — tenderned.nl