Skip to main content

BBV Rechtmatigheidsverantwoording

From boekjaar 2024 the college van B&W (gemeente) of GS (provincie) of het DB (waterschap) signs a rechtmatigheidsverklaring at the jaarrekening, declaring whether and to what extent the administration spent within statutory bounds. Shillinq builds that verklaring bottom-up from per-posting stamps and a tolerance configuration; this page walks through the workflow.

Goal​

By the end of this guide you can:

  • configure the tolerance per programma per begrotingscategorie,
  • understand how postings get stamped compliant, afwijking_within_tolerance or afwijking_outside_tolerance,
  • register Misbruik & Oneigenlijk gebruik (M&O) findings, and
  • read the resulting rechtmatigheidsverklaring concept.

Prerequisites​

  • The active administration is BBV-eligible and has a published Programmaplan + Meerjarenraming for the boekjaar.
  • A RechtmatigheidsToleranceConfig (or whatever equivalent exists in this version of Shillinq — see Section 1) is in place for the boekjaar.

Open the workspace​

  1. Open Shillinq → Overheid → BBV → Rechtmatigheid.
  2. The route is /bbv/rechtmatigheid.
  3. The view splits in three: Tolerance, Postings and M&O bevindingen.

Section 1 — Tolerance configuration​

The Tolerance tab carries one row per (programma, categorie) with the council's vastgestelde norms. The Kadernota Rechtmatigheid 2024 prescribes:

  • A goedkeuringstolerantie as percentage of the totale lasten of the administration (typically 1% strikt; 3% goedkeurend met beperking; >3% afkeurend).
  • A rapporteringstolerantie per fout-categorie waar beneden geen rapportage hoeft (typically lager dan de goedkeuringstolerantie).

The form lets you set both as cents per categorie (in plaats van percentage) zodat de tolerantie integer-cent blijft en geen drijvende-komma-fouten introduceert.

Section 2 — Posting-level stamps (REQ-BBV-009)​

Elke journaalpost krijgt automatisch een rechtmatigheidStatus stempel bij het posten. De engine evalueert de regel tegen de relevante norms:

delta = sum(GLLine.bedrag for GLLine in post if account.bbvClassificatie == 'exploitatie')
if delta exceeds programma-budget by more than goedkeuringstolerantie:
    rechtmatigheidStatus = 'afwijking_outside_tolerance'
elif delta exceeds programma-budget by more than rapporteringstolerantie:
    rechtmatigheidStatus = 'afwijking_within_tolerance'
else:
    rechtmatigheidStatus = 'compliant'

De default is compliant. Een posting kan handmatig worden gestempeld door een controller met de rechtmatigheidStatus edit-permissie; de audit-trail logt de wijziging met motivatie.

Section 3 — M&O bevindingen​

De Misbruik & Oneigenlijk gebruik-tab is een ledger van operationele bevindingen die niet rechtstreeks in een journaalpost terugkomen (bijvoorbeeld onterecht verstrekte subsidies, niet-naleving van een aanbestedingsregel). Elke bevinding heeft:

  • categorie — fraude / fouten / oneigenlijk gebruik.
  • omvang — geschat bedrag in cents.
  • bron — link naar het audit-finding-document (Docudesk).
  • correctievoorstel — vrije tekst.

De bevindingen rollen op in de rechtmatigheidsverklaring naast de aggregaten van Section 2.

Section 4 — Rechtmatigheidsverklaring concept​

De Verklaring action aggregeert alle vorige drie:

  1. Som van afwijking_outside_tolerance postings per programma.
  2. Som van afwijking_within_tolerance postings per programma.
  3. Som van M&O bevindingen per categorie.
  4. Vergelijking tegen de goedkeuringstolerantie totale lasten.

Het resultaat is een concept-verklaring in PDF/A-3 dat samen met de jaarrekening wordt vastgesteld. Decidesk publiceert het concept als agendapunt voor de college-/B&W-/DB-vergadering; het raadsbesluit wordt teruggesynchroniseerd naar het Administration-record.

Section 5 — Troubleshooting​

Alle postings staan op compliant maar het concept laat overschrijdingen zien​

Dat is correct: de status-stempel kijkt naar de individuele post; de verklaring aggregeert per programma over het hele jaar. Een cumulatieve overschrijding ontstaat ook als elke individuele post binnen de tolerantie zit. Lees Section 2 vs Section 4 als twee verschillende lagen.

De tolerantie-formuliervelden vragen om cents maar de raadsnorm is in procenten​

Vermenigvuldig de procent-norm met de totale geraamde lasten (in cents) en deel door 100. Bewust integer-cent gehouden om afronding kruis-jaar consistent te maken.

Een M&O bevinding verschijnt niet in de verklaring​

Status van de bevinding moet vastgesteld zijn — bevindingen in concept of in onderzoek worden uitgesloten van het rapportage-aggregaat.

What you have now​

Een per-administratie configureerbare tolerantie, per-posting stempels, een M&O-ledger en een concept-rechtmatigheidsverklaring ready voor college- of bestuursvaststelling.

See also​

  • Paragrafen — de paragraaf Bedrijfsvoering verwijst naar deze verklaring.
  • Meerjarenraming — de budgetafwijkingen worden hier tegen vergeleken.
  • BBV-overzicht — de positie van rechtmatigheid binnen het BBV-pakket.