Skip to main content

Journey: Gemeente-controller brings a new BBV-administratie online

Persona: Gemeente-controller, eindverantwoordelijk voor begroting, jaarrekening en de rechtmatigheidsverklaring richting de gemeenteraad. Spec: bookkeeping-bbv-compliance (REQ-BBV-001..009)

Goal​

In één werkdag een nieuwe BBV-administratie inrichten, het programmaplan en de meerjarenraming auteuren, de sluitend-check passeren, de zeven paragrafen vullen en uiteindelijk de jaarrekening exporteren — zonder de declaratieve guards te hoeven herschrijven.

Steps​

  1. Maak de administratie aan. Open Shillinq → Administratie → Nieuw en kies administrationType = gemeente. Vul de wettelijke gemeentecode in (zodat de iv3-export later de juiste header krijgt). Bevestig. Resultaat: De repair-step InitializeBbvAdministration bootstraps automatisch (i) een Algemene reserve met saldo 0, en (ii) taakveld 0.10 Mutaties reserves voor overheidslaag gemeente. De BBV-navigatie verschijnt onder Overheid → BBV.

  2. Controleer de stamdata. Open BBV → Taakveld-register en verifieer de 53 gemeente-taakvelden uit bbv-taakvelden-gemeente-2025.json. Check ook EconomischeCategorie-register (~150 codes) en BeleidsIndicator-register (39 codes). Als één van de schermen leeg blijft, draai occ maintenance:repair — de seeds worden door BbvSeedService idempotent geïmporteerd.

  3. Map de bestaande rekeningen. Open BBV → Programmaplan en scroll naar het BBV-mapping approval panel. De RgsAccountMapper heeft per Account een kandidaat-RGS-decentraal code voorgesteld met een confidence-score. Behandel ze in afnemende volgorde:

    • 100 (exact referentienummer) — bevestig in batch.
    • 95 (exact rgsDecentraalCode) — bevestig na visuele check.
    • 80 (exact rgsCode) — bevestig per regel.
    • 70-80 (fuzzy naam) — bevestig of corrigeer handmatig.

  4. Maak de Programma's. Voor elke programmanummer (typisch 1 t/m 9 voor een middelgrote gemeente):

    1. + Programma toevoegen.
    2. Vul nummer, naam, portefeuillehouder.
    3. Voeg de taakvelden toe die onder het programma vallen.
    4. Voeg minimaal één doelstelling toe (wat, wanneer, kpi).
    5. Kies beleidsindicatoren uit de 39 gefixeerde set.
    6. Bewaar als draft.

  5. Vul de meerjarenraming. Open BBV → Meerjarenraming en maak per Programma × Taakveld × Economische Categorie de bedragen aan voor T, T+1, T+2 en T+3 (in cents). Gebruik Bulkbewerking → Inflatie toepassen voor een snelle prijscompensatie op T+1..T+3.

  6. Publiceer. Terug naar Programmaplan, kies een Programma en klik Publiceren. De BbvComplianceGuard::meerjarenraming_sluitend_ok precondition draait per horizon (T..T+3). Als één jaar saldo < 0:

    • Optie A: corrigeer de meerjarenraming.
    • Optie B: vul raadsbesluit_nummer + raadsbesluit_datum in en publiceer met override.

  7. Vul de zeven paragrafen. Open BBV → Paragrafen en loop de cards af:

    • Weerstandsvermogen — auto-velden uit Reserves + risicobeheersing; voeg een narratief toe.
    • Onderhoud kapitaalgoederen — auto-velden uit MVA + voorzieningen categorie d.
    • Financiering — auto-velden uit treasury; rente-omslag en kasgeldlimiet zijn al ingevuld.
    • Bedrijfsvoering, Verbonden partijen, Grondbeleid, Lokale heffingen — narratief + specifieke velden per template.

  8. Zet rechtmatigheid op groen. Open BBV → Rechtmatigheid en check (i) de tolerance-config, (ii) de posting-stempels (alle compliant of afwijking_within_tolerance), en (iii) de M&O-bevindingen. Genereer het concept-verklaring.

  9. Vaststel de jaarrekening. Vanuit Decidesk wordt de jaarrekening (Programmaplan + Paragrafen + concept-verklaring

    • iv3-export) als agendapunt aan de gemeenteraad voorgelegd. Bij vaststelling vuurt de BbvComplianceGuard::paragrafen_compleet_ok precondition; ontbrekende paragrafen worden expliciet genoemd.

  10. Iv3-aanlevering naar CBS. Open BBV → Iv3-aanlevering. De kwartaal-export draait scheduled (1 maand na het kwartaal) via de Iv3 quarterly CBS ScheduledWorkflow. Voor een handmatige push gebruik de Export → Genereer XBRL actie, controleer de taxonomy-validatie en submit via Kredo.

Verification​

  • Het Programmaplan toont elk programma met versie = begroting.
  • De Meerjarenraming index toont saldo ≥ 0 voor T..T+3.
  • De zeven Paragraaf-cards staan op 100% (groen badge).
  • Het BBV-compliance-dashboard toont geen rode programma's.
  • occ maintenance:repair --dry-run toont InitializeBbvAdministration als no-op (idempotent).
  • De iv3-export passeert XBRL-taxonomy-validatie.

Pitfalls​

  • Reservemutatie geweigerd? Re-post op taakveld 0.10 — de programma-uitgave en de resultaatbestemming zijn twee aparte journaalposten (REQ-BBV-004).
  • MVA-investering boven activeringsgrens direct in de exploitatie? Maak eerst de MaterieleVasteActiva aan en rebook tegen het activa-account; de maandelijkse afschrijving doet de rest (REQ-BBV-005).
  • Paragraaf-completeness blokkeert vaststelling? Vergeet niet de paragraaf zelf op vastgesteld te zetten — een paragraaf in draft telt niet mee voor de gate.